Como fazer controle de estoque para um pequeno negócio?

O controle de estoque é um dos principais fatores para o sucesso de qualquer negócio. A atividade é importante para manter a saúde financeira da empresa, reduzir custos e garantir que os produtos estejam sempre disponíveis para os clientes. Por isso, se você possui um pequeno negócio, seja ele formal ou informal, precisa aprender como gerenciar seu estoque de maneira eficiente.

Para ajudá-lo nessa tarefa, reunimos neste artigo dicas super bacanas de gestão de estoque para pequenos negócios. Vamos lá?

O que é estoque?

Antes de começarmos a falar de controle de estoque, é importante explicarmos do que se trata o termo propriamente dito. Em princípio, estoque é o conjunto de produtos que uma empresa tem em seu espaço físico ou virtual para vender ou usar na sua atividade. Esse estoque pode variar de acordo com o tipo e com a necessidade do negócio, e pode ser formado por matérias-primas, produtos acabados, embalagens, máquinas e equipamentos e até mesmo serviços.

E o controle de estoque, o que significa?

O controle de estoque, por sua vez, é a prática de gerenciar seu estoque de forma eficiente para que você saiba exatamente quais itens você tem para vender e quando precisa fazer novas compras. Em outras palavras, nada mais é do que a prática de registrar, monitorar e gerenciar a entrada e a saída de produtos da sua empresa.

Para pequenas empresas, isso é muito importante, pois ajuda a garantir que você tenha os materiais certos, na quantidade certa e no momento certo para atender as necessidades dos seus clientes. Uma boa gestão de estoque também ajuda sua empresa a economizar dinheiro, pois você não precisa comprar mais produtos do que precisa.

Qual a importância da gestão de estoque para pequenos negócios?

Atrasos e faltas de produtos em estoque deixam clientes insatisfeitos, comprometem a imagem da empresa ou do empreendedor no mercado e podem abrir espaço para a concorrência. O conjunto desses fatores pode gerar sérios prejuízos financeiros, que para pequenos negócios, podem significar inclusive o encerramento das atividades.

Assim sendo, uma boa gestão de estoque pode diminuir esse risco e facilitar outros aspectos do negócio, tais como:

• Permitir ao empreendedor identificar quais produtos estão sendo mais vendidos e quais estão perdendo espaço no mercado;
• Evitar prejuízos por produtos vencidos ou danificados;
• Prevenir a falta de produtos na loja física ou virtual, permitindo que o empreendedor analise a demanda e faça os pedidos com antecedência;
• Estar sempre antenado às tendências do mercado, pois o estoque fica sempre abastecido com produtos novos e atualizados;
• Não precisar armazenar itens desnecessários, o que ajuda a economizar espaço e reduzir os custos de armazenamento;
• Economizar dinheiro ao evitar compras desnecessárias ou antecipadas;
• Aumentar a satisfação dos clientes, que recebem os produtos no prazo e com qualidade.

Como fazer um controle de estoque eficiente e evitar dores de cabeça?

Seja você um empreendedor autônomo ou microempreendedor individual (MEI), pode adotar algumas práticas no dia a dia para gerenciar o seu estoque de forma eficiente. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo nessa missão:

1. Faça um cadastro completo dos seus produtos

Para ter um controle de estoque eficaz, você precisa saber exatamente quais são os produtos que você tem, quais são as suas características (descrição, preço, validade, código etc.) e onde eles estão armazenados.

Embora o uso de planilhas eletrônicas seja tentador, o ideal nesse caso é contar com um aplicativo de vendas para realizar o processo. A solução é fácil de usar, evita duplicidade de cadastro e facilita que você encontre os produtos rapidamente sempre que precisar.

2. Realize inventários regulares

Afinal, o que é inventário? Na prática, é a contagem física dos produtos que você possui em estoque. Ele deve ser feito periodicamente, para conferir se os dados registrados estão corretos e para que você veja exatamente o que você tem em estoque e o que precisa comprar.

Além disso, o inventário regular também permite identificar possíveis divergências em produtos, como perdas, roubos ou danos. Ademais, possibilita que você veja quais itens estão vendendo mais rapidamente e quais itens precisam ser descontinuados.

3. Faça previsões de vendas

As previsões de vendas são estimativas da quantidade de produtos que você espera vender em um determinado período. Elas devem levar em conta fatores como sazonalidade, tendências, concorrência e eventos especiais. As previsões de vendas o ajudam a planejar as suas compras e a evitar surpresas no seu estoque.

4. Calcule seu nível de estoque ideal

Depois de ter feito as suas previsões de venda, o próximo passo é calcular o nível de estoque ideal. Isso significa determinar quantos itens você precisa ter em estoque para atender a demanda de seus clientes, mas não comprar mais do que precisa.

Justamente por isso o passo anterior é tão importante. Ao fazer previsões de venda, você consegue ter uma boa ideia do tamanho de seus pedidos e da frequência com que eles acontecem. Mas não se esqueça de que o nível de estoque ideal precisa estar de acordo com a sua capacidade de armazenamento, com o prazo e com o seu orçamento de reposição.

5. Registre todas as movimentações dos seus produtos

Além de todas as dicas de controle de estoque citadas anteriormente, não se esqueça de registrar todas as entradas e saídas de produtos da sua loja. Você pode fazer isso com dados de notas fiscais, faturas e recibos emitidos. Dessa forma, você terá um histórico completo das suas operações e poderá acompanhar melhor o desempenho do seu negócio.

6. Use a tecnologia a seu favor

De acordo com estudos, fazer uma gestão de estoque eficiente é um grande desafio para pequenos negócios, já que empresas que estão iniciando suas atividades não possuem muito dinheiro e/ou infraestrutura para investir em sistemas operacionais e em outros recursos para realizar a atividade.

A boa notícia é que hoje em dia existem diversas ferramentas tecnológicas simples, baratas (e até gratuitas) para facilitar o seu controle de estoque. Por exemplo, você pode usar um aplicativo para tablets e smartphones como o Blup, que integra o seu catálogo de produtos a diferentes canais de venda (como loja física, e-commerce, marketplaces, redes sociais etc.), deixando o seu estoque sempre atualizado.

Assim, você pode centralizar os dados do seu negócio em um só lugar e obter uma visão mais ampla e atualizada da sua situação. Além disso, pode integrar as suas vendas a uma conta digital gratuita para receber e enviar pagamentos por PIX, receber por link de pagamento e visualizar o seu saldo e extrato direto no app. Isso ajuda a economizar tempo, pois você não precisa acessar diferentes aplicativos para gerenciar o seu negócio, tampouco fazer manualmente diversas tarefas.

Benefícios de contar com um aplicativo de gestão para pequenos negócios

Se você é dono de um pequeno negócio e está procurando uma forma de otimizar a sua administração, precisa conhecer os benefícios de ter a tecnologia como sua grande aliada. Ferramentas como aplicativos, plataformas on-line e softwares de gestão permitem que você controle todos os aspectos do seu negócio em um só lugar, de forma fácil, rápida e segura.

Veja a seguir alguns dos benefícios de adotar a tecnologia em seu dia a dia:

Centralização das informações

Com uma ferramenta de gestão você pode acessar todas as informações do seu negócio a qualquer hora e de qualquer lugar, pelo seu celular ou computador. Você pode consultar o seu faturamento, as suas vendas, os seus clientes, os seus fornecedores, os seus produtos e muito mais. Assim, você tem uma visão completa e atualizada do seu negócio e pode tomar decisões mais assertivas.

Controle de estoque on-line

Com o auxílio da tecnologia, você também pode controlar o seu estoque on-line, sem precisar de planilhas ou cadernos de anotação. Você pode registrar as entradas e saídas de produtos, verificar o saldo atual, fazer inventários e muitas outras atividades. Assim, você evita a falta ou o excesso de produtos no seu estoque e otimiza o seu espaço físico ou on-line de armazenamento.

Mais organização para o dia a dia

Com um aplicativo de gestão, você pode organizar melhor as suas rotinas e processos internos. Você pode criar lembretes, tarefas, checklists e até relatórios. Assim, você não perde prazos, não esquece compromissos e não deixa nada passar despercebido.

Maior economia

Um app de gestão para pequenos negócios também permite economizar tempo e dinheiro. Afinal, você pode automatizar tarefas repetitivas, como cadastro de produtos, emissão de notas fiscais, boletos e recibos. Alguns aplicativos, inclusive, permitem que você faça a integração com outros sistemas, como bancos e plataformas de vendas on-line.

Ao ter várias funcionalidades na palma da sua mão, você se torna mais produtivo e eficiente. Ademais, reduz custos com infraestrutura física (computadores, rede de internet, programas instalados, serviços de TI) e com impressão e armazenamento de papeis, já que todo o armazenamento de dados é online.

Gerenciamento financeiro

Além de possibilitar o controle de estoque e organizar o dia a dia, um aplicativo de gestão para pequenos negócios também pode ajudá-lo a gerenciar melhor as suas finanças.

Com o app, você pode visualizar o saldo das suas vendas com apenas alguns cliques e fazer o seu planejamento financeiro a partir disso. Ainda, pode vender no fiado e agendar uma data de pagamento para quando chegar o dia, receber uma notificação para realizar a cobrança.

Transformação digital

Vale ainda destacar que, ao usar a tecnologia para administrar seu pequeno negócio, você pode fazer parte da transformação digital que está impactando positivamente as empresas ao redor do mundo. Você pode usar a tecnologia a seu favor para inovar, adaptar-se às mudanças do mercado e se diferenciar da concorrência. Você pode aproveitar as oportunidades que a internet oferece para ampliar o seu alcance e conquistar novos mercados.

Possibilidade de crescimento

Com um aplicativo de gestão para autônomos e MEIs (microempreendedores individuais), você pode ter mais possibilidades de crescimento para o seu negócio.

Até mesmo porque você passa a ter mais controle sobre o seu negócio, mais organização, economia, controle de estoque e gerenciamento financeiro. Como resultado, você pode ter mais lucro, mais sucesso e realização profissional.

Aumento da satisfação dos clientes

Para finalizar os benefícios de contar com um aplicativo de gestão, temos ainda a questão do aumento da satisfação dos clientes. Isso é possível porque ao utilizar a tecnologia ao seu favor, você pode oferecer um atendimento mais rápido, personalizado e eficaz. Dessa forma, você fideliza os seus clientes e atrai novos para o seu negócio. Em outras palavras, você só tem a ganhar!

Simplifique e organize a sua rotina com o Blup – sistema de gestão para pequenos negócios

Se você é autônomo ou MEI e precisa de um sistema de gestão simples e eficiente para administrar seu pequeno negócio, não pode perder a oportunidade de experimentar o Blup. Desenvolvido pelo Bling, serviço de gestão online que atua há mais de 10 anos no mercado, o Blup é um aplicativo que oferece diversas funcionalidades para facilitar a vida do pequeno empreendedor.

Com Blup é possível fazer o controle do seu estoque, registrando as entradas e saídas de produto. Você ainda consegue:

• Dar deus aos clientes que gostam do fiado: Com Blup, você automatiza a aprovação do orçamento enviado ao cliente com apenas um clique e registra os pagamentos à receber na opção Meu Caderninho dentro do aplicativo;
• Tenha uma agenda digital: Controle e receba os agendamentos dos seus serviços através da agenda digital do Blup;
• Controle de estoque: Faça o controle do seu estoque, registrando as entradas e saídas de produtos;
• Registre suas vendas: Tenha uma visão das suas vendas com apenas alguns toques utilizando a opção venda simplificada. Além disso, visualize seu saldo e extrato direto no Blup;
• Crie um catálogo virtual e compartilhe com seus clientes: Cadastre produtos de forma rápida e prática para ter sempre um catálogo de produtos atualizado e disponível;
• Nada de esquecer de nenhum cliente: Faça o cadastro dos seus clientes, mantendo um histórico de compras, vendas e contatos;
• Te lembramos de pagar o DAS: Receber um alerta sempre que o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) ficar disponível para MEIs.

Como você pode ver, contar com um aplicativo de gestão para pequenos negócios é uma ótima ideia para quem quer alcançar os seus objetivos e crescer.

Se você ficou interessado em alavancar seus negócios com essa solução incrível, baixe o Blup e organize as suas vendas. Disponível no Google Play e na App Store.